Vaktaáætlun er vinnuskipulag vaktavinnumanna. Vaktaáætlun er gerð fyrir ákveðið tímabil, hefur ákveðna stöðu (óskir, í vinnslu, uppkast, samþykkt) og fyrir ákveðinn vaktahóp (ákveðna starfsmenn).
Hægt er að setja mismunandi tegundir vakta á starfsmenn. Fer það eftir því hvers konar vinnutímaskipulag er á starfsmanninum.
Vinnutímaskipulag starfsmanna er skráð í viðveruhlutanum Stund.
Hægt er að skrá allar vaktir á starfsmenn sem hafa Vaktavinnumenn, Dagvinnumenn á vöktum og Tímavinnumenn á vöktum sem vinnutímaskipulag.
Fyrir önnur vinnufyrirkomulög er hægt að skrá allar tegundir vakta nema almennar vaktir.
Vaktaáætlun er gerð á mismunandi hátt eftir starfsemi skipulagseininga. Kerfið býður upp á eftirfarandi aðferðir við að gera vaktaáætlun fyrir vaktahópa:
Vaktarúllur Kerfið setur vaktir samkvæmt þeim vaktarúllum sem skilgreindar eru á starfsmann.
Vaktaóskir Kerfið setur vaktir eftir vaktaóskum starfsmanna út frá mönnunarþörf á hverjum tíma og
punktastöðu starfsmanna.
Raða vöktum sjálfvirkt Kerfið raðar vöktum á starfsmenn út frá mönnunarþörf, reglum um vinnutilhögun í
samningum, vaktastýringum skipulagseininga/starfsmanna og forsendum í sjálfvirkni.
Raða vöktum handvirkt Vöktum er raðað handvirkt á starfsmenn. Kerfið birtir villuboð og aðvaranir ef
samningar við starfsmenn eru brotnir. Þessa aðferð má nota til að skrá einstakar vaktir
eða færa til vaktir í lok vaktaáætlunargerðar til að fínpússa áætlun fyrir samþykkt.
Eins er þessi aðferð notuð þegar einstaka vaktir eru færðar til á samþykktu tímabili
Vaktasmiðir
Skilgreina vaktastýringar fyrir skipulagseiningu
Skilgreina vaktastýringar fyrir starfsmenn
Í Vinnu (vaktahluta kerfisins). Velja Vaktir->Vaktaáætlun.
3. Ný áætlun. Sett inn nýtt vaktatímabil. Opnað fyrir óskir ef nota á óskaleiðina eða sett beint í stöðuna í vinnslu. Ef opnað er fyrir óskir þarf að setja inn dagsetningu frests á óskum, þ.e. hvenær óskafresturinn rennur út. Vinnuleið: Vinna-Vaktir-vaktaáætlun.
Skrá þarf Vinnufyrirkomulag hjá öllum starfsmönnum. Hjá vaktavinnumönnum þarf að taka afstöðu til þess hvort þeir fái greidda bætingu eða ekki. Ef starfsmaður á rétt á helgidagafríi þá þarf að tengja þau réttindi á hann, gert í leyfismynd starfsmanns í Stund.
Hjá vaktavinnumönnum þarf að skrá eftirfarandi flipa:
Nánar (vinnur vaktir – já,Má óska vakta –Já(ef nota á óskir)) ,
Rúllur (ef við á),
Vaktastýringar (helgar,næturvinna ofl. – ef við á).
Kaffitímar (autt,kaffitímar greiddir sem viðbót,kaffitímar minnka vinnuskyldu,kaffitímar minnka vinnuskil)
Þegar stýringar hafa verið skráðar á starfsmanninn þarf að setja hann í réttan vaktahóp, þá birtist hann í vinnuborði og hægt að setja á hann vaktir.
5. Skrá leyfi fyrir alla sem fara í leyfi næsta tímabil? Vinnuleið í Stund : Stund- yfirfara fjarvistir. Hægt er að skrá/eyða leyfi bæði í Vinnu (vinnuborði vaktaáætlunar) og í Stund. Hver stjórnandi hefur val um tvær leiðir til að skrá orlof:
Ef leyfið á að telja út frá vöktum, þurfa vaktir að vera á tímabilinu (vaktir upp í fulla vinnuskyldu). Ef ein einasta vakt er á því tímabili sem orlof er skráð – gerir kerfið ráð fyrir þessari leið (þ.e. telja orlof alfarið út frá skilgreindum vöktum) og setur ekki niður meðaltalsvaktir. Of fáar vaktir valda skuld í vinnuskilum.
Ef engin vakt er á orlofstímabilinu, “skáldar” kerfið sjálfvirkt vaktir. Það setur niður vaktir alla virka daga – lengd hverra vaktar er meðaltals vinnuskil miðað við 5 daga. Hjá hlutavinnufólki koma því ,,vaktir” styttri en 8 tímar. Ef valið er að nota meðaltal þarf að útiloka að vaktir séu á tímabilinu.
Ef eyða þarf orlofsdögum/tegundum er vinnuleiðin: Stund – yfirfara tímar- valin.
Sett eru inn leitarskilyrði og smellt á Leita hnappinn. Smellt er á nafn þess starfsmanns sem leiðrétta á orlof hjá.
Sú orlofsfærsla sem á að eyða er sett í stöðuna ósamþykkt (Ó) og vistuð. Síðan er smellt á orlofsfærsluna til að eyða henni.
Athugið að hægt er að eyða mörgum færslum í einu.
Einnig er hægt að eyða orlofsfærslum í Vinnu (vinnuborð vakaáætlunar).
6. Gera vaktaáætlun. Vinnuleið: Vinna -> Vaktir -> Vaktaáætlun.
Tvísmella á heiti þeirrar vaktaáætlunar sem á að vinna með til að opna hana.
Rúlla út vöktum ef einhverjir starfsmenn eru á rúllum
Keyra inn óskir – ef við á.
Keyra sjálfvirkni – ef við á
Setja inn vaktir handvirkt/sjálfvirkt.
Er mönnunarþörf uppfyllt? Graf skoðað eftir hæfni/færnistigum.
Eru starfsmenn að skila réttum tímafjölda? Skoðað viku fyrir viku auk samtalna (summur).
7. Vaktaáætlun birt á vef. Vinnuleið: Vaktir - vaktaáætlun, breyta stöðu (gult þríhyrnt merki).
Staða áætlunar sett sem uppkast (ef við á ) - gefinn frestur fyrir athugasemdir starfsmanna.
Dagsetning. uppkast birtist á vef sett inn.
Staða áætlunar sett sem samþykkt.
Dagsetning útgefinnar áætlunar sett inn.
8. Prenta út áætlun. Vinnuleið: Vinna - Skýrslur-Áætlun og úr vinnuborði vaktaáætlunar
Hægt er að velja um að prenta eftir mismunandi litum(valið í síuglugga):
Tegundir vakta
Vaktaflokkar
Hægt er breyta ákveðnum atriðum í útprentun.
Vaktir/óskir
Fjöldi vikna á síðu
Hafa fasta línubreidd
Stilla stærð leturs
Sýna/fela starfsmenn sem hafa engar vaktir
Sýna dagvinnumenn
Litaprentun
Velja fjölda vikna á síðu
Fjöldi auðra lína neðst í skýrslu
Fjöldi auðra lína innan grúppu
Velja
tímabil með því að smella á 
Dagplön Vinnuleið: Vinna-Skýrslur-Dagplan
Nokkrir valkostir um útlit á dagplani
Röðun eftir dálkum
Grúppa eftir dálkum
Birta/fela hæfniþátt
Birta/fela færnistig
Fjöldi auðra lína inna grúppu
Fjöldi auðra lína neðst í skýrslu
Velja hæfniþætti
Velja tímabil
Föstu línubreidd / Stærð leturs
9. Vinnsla hafin við nýja áætlun. Vaktaáætlun stofnuð, opnað fyrir óskir eða sett í stöðuna “Í vinnslu”.
Sjá einnig: