Hér er að finna samantekt á ýmsum upplýsingum sem skráðar eru í VinnuStund í innleiðingu þess fyrir stofnanir ásamt leiðbeiningum til stofnana og spurningar sem stofnanir þurfa að svara til að uppsetning kerfisins geti hafist hjá þeim.
Markmið samantektarinnar er að auðvelda þeim sem koma að innleiðingunni fyrir hönd stofnana að taka þær ákvarðanir sem nauðsynlega þarf að taka fyrir innleiðingu sem og svara þeim spurningum sem lagðar eru fyrir stofnanir í textanum hér á eftir. Auk þessara leiðbeininga verður fulltrúum stofnana boðið að fara á námskeið þar sem farið verður yfir öll helstu atriði kerfisins. Þar gefst fulltrúum stofnana einnig tækifæri til að fá svör við spurningum um kerfið og uppsetningu þess.
Starfsmenn stofnana sem koma að innleiðingu.
Áður en hægt er að taka kerfið í notkun hjá stofnun/fyrirtæki þarf að vera búið að skrá ákveðnar stofnupplýsingar. Þetta eru meðal annars upplýsingar um fjarvistategundir, vinnufyrirkomulag og uppgjörstímabil. Einnig þarf að tengja skipulagseiningar og starfsmenn úr starfsmannakerfinu inn í kerfið og skilgreina ýmsar stýringar fyrir þá sem lýst er betur hér að neðan. Kerfisstjóri skilgreinir samninga og reiknireglur í kerfinu sem gilda því á sama hátt fyrir alla á viðkomandi samningi.
Hér á eftir er yfirlit yfir þau verk sem þarf að gera til að innleiða VinnuStund hjá stofnunum:
Starfsmannakerfið þarf að vera að mestu innleitt á stofnun/fyrirtæki og þ.m.t. vera búið að stofna skipulagseiningar, kjarasamninga og störf starfsmanna með starfshlutföllum, vinnufyrirkomulagi, kjarasamningi, staðsetningu og skipulagseiningu.
Þær skipulagseiningar sem nota vaktakerfið þurfa að skilgreina hæfnisþætti og færnistig fyrir starfsmenn (gert í starfsmannakerfi).
Byrja þarf á að skilgreina umsjónarmann (kerfisstjóra) VinnuStundar hjá stofnuninni/fyrirtækinu í VinnuStund og veita honum aðgang að kerfinu. Síðan þarf að tengja á hann allan þann aðgang sem þarf.
Í viðveruhluta þarf að skilgreina stýringar sem tilheyra allri stofnuninni/fyrirtækinu. Þetta eru m.a. upplýsingar um frávik frá stimplunum og vinnuskyldu, hvort starfsmenn megi breyta tímafærslum og hvaða upplýsingar starfsmenn sjá í sjálfsþjónustu. Einnig geta stofnanir/skipulagseiningar skilgreint tímamerkingar sem notaðar eru til að merkja tímafærslur til frekari flokkunar, yfirvinnusamninga og síusamninga. Nánar í stýringar stofnunar í hjálpinni.
Í viðveruhluta þarf að tengja inn þær skipulagseiningar stofnunar/fyrirtækis sem verið er að virkja VinnuStund hjá. Einnig má skilgreina stýringar fyrir skipulagseininguna ef aðrar reglur gilda fyrir eininguna en fyrir stofnunina/fyrirtækið. Sjá nánar stýringar skipulagseiningar í hjálpinni.
Í viðveruhluta þarf að skilgreina fjarvistategundir sem nota á við tímaskráningu á stofnuninni/fyrirtækinu. Sjá nánar stýringar fjarvistategundir í hjálpinni.
Í viðveruhluta þarf að skilgreina vinnufyrirkomulag sem notað er til að skilgreina vinnutíma dagvinnumanna með fastan eða sveigjanlegan vinnutíma. Sjá nánar stýringar vinnufyrirkomulag í hjálpinni.
Tengja þarf starfsmenn inn í viðveruhlutann. Fyrir hvern starfsmann þarf að skilgreina skráningarleyfi vegna fjarvista- og aukatíma skráninga, auðkenni í klukku (sjálfgefið er kennitala starfsmanns), vinnufyrirkomulag fyrir dagvinnu og sveigjanlega starfsmenn og aðgang að kerfinu. Fyrir vaktavinnumenn þarf að taka afstöðu til kaffitíma og bætingar. Sjá nánar skoða starfsmann í hjálpinni.
Fyrir starfsmenn sem eru á sérstökum leyfissamningum, t.d. helgidagafrí, röntgenfrí eða bakvaktafrí þá þarf að virkja þessa leyfissamninga fyrir starfsmenn. Sjá nánar leyfisréttur starfsmanns í hjálpinni.
Stofnun/fyrirtæki þarf að ákveða með hvaða hætti stimplanir koma til kerfisins. Hægt er að nota innbyggða stimpilklukku kerfisins eða nota jaðartæki svo sem síma eða stimpilklukkur. Þessi jaðartæki þarf að tengja við kerfið til að það geti tekið á móti stimplunum frá starfsmönnum.