Stýringar stofnunar

Hér er viðhaldið stýringum stofnunar.

Hver framkvæmir

Launafulltrúar í Stund.

Tilgangur

Setja inn ýmsar stýringar á stofnun sem hafa áhrif á tímaútreikninga og aðgang starfsmanna að kerfinu.

Hvar og hvernig gert

Fara í Stýringar -> Stofnanir. Eftirfarandi aðgerðir er hægt að framkvæma á stofnunum.

Gátlisti: (Aðgerðirnar eru hlekkir til að komast beint í nánari upplýsingar um þær)

Stýringar stofnunar( Stýringar->Stofnanir)

Sett eru inn leitarskilyrði. Smellt á skammstöfun stofnunar til að opna myndina sem geymir stýringar stofnunar.

Með því að smella á hlekkinn "Kerfisstjóri" fást upplýsingar um það hver sé kerfisstjóri stofnunarinnar.

Breyta stýringum stofnunar (Stýringar -> Stofnanir -> Breyta)

Hægt er að breyta þeim stýringum sem eru fyrir ofan flipamynd með því að smella á efst í hægra horninu.

Stýringum í flipamyndum er breytt með því að velja viðkomandi flipa og smella á nýskrá eða breyta hlekkina í hverri mynd fyrir sig.

Stimplun stýrir útreikningi

Ef stimplun ræður útreikningi þá eru skil á útreikningi, álag (vaktaálag, kaffitímar o.s.frv.) og yfirvinna  reiknuð út eftir stimplunum.

Yfirmaður þarf að samþykkja alla vinnu.

Ef skipulagður vinnutími stýrir útreikningi á vinnuframlagi þá eru skil á útreikningi, álag (vaktaálag, aukatímar o.s.frv.) og yfirvinna reiknuð út eftir vaktaplani þegar það er samþykkt en ekki þegar stimplanir berast.

Athugið að þó að vakt stýri útreikningi þá þarf alltaf að skrá alla yfirvinnu (skrá tímafærslu).

Yfirmaður þarf alltaf að samþykkja allar tímafærslur og stimplanir.

Leyft frávik frá vinnuskyldu í klst.

Segir til um hve marga tíma starfsmaður má flytja með sér á milli tímabila.

Þessi stýring á við alla starfsmenn viðkomandi stofnunar/fyrirtækis. Einnig hægt að skrá þetta niður á skipulagseiningu og/eða starfsmann.

Dæmi: Leyft frávik er 5 klst.

Vaktavinnumenn

Staða vaktavinnuskila má ekki fara í meira en 5 klst í mínus eða plús.

Dagvinnumenn

Staða vinnuskila má ekki fara í meira en 5 klst í mínus eða plús.

Má starfsmaður breyta tímafærslum

Ef þessi stýring er "Nei" þá geta starfsmenn ekki breytt tímafærslum sínum í sjálfsþjónustu. Yfirmaður þarf að gera allar breytingar á tímafærslum starfsmanna. Starfsmaður hefur aðeins lesaðgang að sínum tímafærslum.

Hámarks margf.stuðull v/óleyfil.fjarvistar

Margföldunarstuðull vegna óheimilla fjarvista getur verið á bilinu 0 til 2. Segir til um hve mikið er dregið af starfsmanni vegna fjarvista. Yfirmaður ákveður hvaða margfeldi er notað innan þess bils sem hér er skilgreint. Er ekki notað í dag.

Verkskráning

Stýrir því hvort verkbókhaldið sé aðgengilegt í Stund.

Starfsmaður má skrá/skoða merkingu tímafærslna

Stýrir því hvort starfsmaður hafi leyfi til að skrá eða skoða merkingar tímafærslna í sjálfsþjónustu.

Saga sýnileg í sjálfsþjónustu starfsmanns

Stýrir því hvort flipinn "Saga" sem sýnir starfssögu úr starfsmannakerfi/launakerfi sé sýnilegur starfsmanni í sjálfsþjónustu.

Vinnuskil sýnileg í sjálfsþjónustu starfsmanns

Stýrir því hvort starfsmaður geti skoðað vinnuskilin sín í sjálfsþjónustu.

Önnur störf sýnileg í sjálfsþjónustu starfsmanns

Stýrir því hvort starfsmaður geti skoðað önnur störf sín í sjálfsþjónustu.

Viðveruleit sýnileg starfsmanni

Ef "Já" þá er viðveruleit aðgengileg í sjálfsþjónustu. Eingöngu stillanlegt niður á stofnun/fyrirtæki.

Tími innstimplunar sýnilegur

Ef viðveruleit er sýnileg er hægt að stýra því hvort tími innstimplunar sé sýndur eða hvort birtur er texti sem segir til um hvort starfsmaður sé við eða ekki

Vinnuskil sýnileg í tímafærslumynd sjálfsþjónustu

Stillanlegt hvort nýjasta staða í vinnuskilum/vaktavinnuskilum birtist í tímafærslumynd í sjálfsþjónustu.

Senda auðkenni starfsmanns í klukku við tengingu

Ef "Já" þá er auðkenni starfsmanns sent í klukku um leið og hann er tengdur inn í VinnuStund.

SMS

Ef "Já" þá er leyfilegt að senda skilaboð í SMS í Árvakri.

Málakerfi

Ef "Já" þá á að nota málakerfi í verkskráningu í Stund.

Málakerfi leitunaraðferð

Ef málakerfi er notað er hægt að stilla leitunaraðferð.

Skylduskráning málanúmers

Ef málakerfi notað, er skylda að skrá málanúmer eða ekki.

Tegund tímabils

Notað í grunnskólum. Tegund tímabils bætist við í vinnufyrirkomulagi (starfstími skóla/utan starfstíma skóla).

Sýna verkefnalista við innskráningu

Ef "Já" þá birtist verkefnalisti hjá yfirmönnum við innskráningu ef engar tilkynningar eru virkar.

Tenging við úttektarkefi

Á við ef Matráður er notaður.

Yfirmaður má samþykkja sig

Ef Nei þá getur yfirmaður ekki samþykkt sjálfan sig í tímafærslumyndum.

Leyft frávik frá stimplun í mín. - Frávik fyrir innstimplun í mín - sveigjanlegur vinnutími

Frávikið er sá tími fyrir og eftir upphaf og lok vinnutíma sem starfsmenn hafa til að stimplun teljist sem rétt mæting.

• Ath. þetta gildir aðeins fyrir vaktavinnumenn og dagvinnumenn mað fastan vinnutíma.

• Fyrir dagvinnumenn með sveigjanlegan vinnutíma er aðeins hægt að setja frávik fyrir innstimplun.

• Yfirvinna reiknast ekki á frávikstíma og ekki er heldur dregið frá mánaðarlaunum á frávikstíma.

Hægt er að undanskilja frávikið hjá einstökum starfsmönnum skipulagseiningar.

Einnig er hægt að skilgreina stimplunarfrávik niður á skipulagseiningu og/eða starfsmann.

Hægt er að setja inn eftirfarandi stýringar:

• Leyft frávik fyrir innstimplun í mín - vaktav og föst dagvinna

• Leyft frávik eftir innstimplun í mín - vaktav og föst dagvinna

• Leyft frávik fyrir útstimplun í mín - vaktav og föst dagvinna

• Leyft frávik eftir útstimplun í mín - vaktav og föst dagvinna

• Frávik fyrir innstimplun í mín - sveigjanlegur vinnutími

Póstur á yfirmenn miðast við

Starfsmannakerfi - notað hjá Fjársýslunni, hægt að skrá yfirmann niður á starfsmann (lesið úr starfsmanna/launakerfi)

Vinnustund - hægt að skrá niður á skipulagseiningu hver fær tölvupóst (skrá þarf í Vinnustund hvaða yfirmaður eigi að fá póst frá Vinnustund).

Hægt að stýra því hvort upplýsingar um næsta yfirmann séu lesnar úr starfsmannakerfi/launakerfi eða hvort yfirmaður sé skráður í Stund.

Yfirmaður fær sendan tölvupóst úr Árvakri.

Smella verður á Vista hnappinn til þess að breytingarnar taki gildi.

Stýringar í flipamyndum

Tímamerkingar

Hér eru settar inn merkingar sem hægt er að setja á tímafærslur til að undirflokka þær.

Síðan er hægt að taka út skýrslur í Stund út frá þessum merkingum. Skýrslurnar sýna hve margir tímar hafa farið í þessar merkingar.

Stimpilklukkur

Ef svæðið "Fyrir allar skipulagseiningar" í skráningarglugganum er Já, þá eru allir starfsmenn stofnunar sem búið er að skrá auðkenni í klukku á sendir í þessa klukku ef smellt er á hlekkinn "Senda auðkenni stm í klukku".

Ef það er nei í "Fyrir allar skipulagseiningar" þá verður að senda auðkenni í klukku fyrir hverja skipulagseiningu fyrir sig.

Það er gert með því að fara í stýringar skipulagseiningar.

Vefklukka

Ef stofnun hefur vefklukku þá er hún skilgreind í þessum flipa.

Tegundir uppgjörstímabila

Stofnanir fá í upphafi úthlutað einni tegund af uppgjörstímabili.

Þær stofnanir sem hafa mismunandi uppgjörstímabil fyrir starfsmenn geta því bætt við annarri tegund uppgjörstímabila.

Dæmi:

Stofnun hefur tvo hópa starfsmanna sem hafa mismunandi uppgjörstímabil.

Annar hópurinn er með uppgjörstímabil frá 11. hvers mánaðar til 10. næsta mánaðar.

Hinn hópurinn er með uppgjörstímabil frá 16. hvers mánaðar til 15. næsta mánaðar.

Þessi stofnun yrði því að hafa tvær tegundir uppgjörstímabila.

Almennt hafa stofnanir aðeins eina tegund uppgjörstímabila.

Ekki er hægt að eyða uppgjörstímabili af ákveðinni tegund ef til eru á því launabunkar á opnum tímabilum.

Símastimplun

Ef nota á símastimplun eru skilgreiningar settar inn hér. Búið þarf að vera að skilgreina símastimplunina ( Stýringar->Stofnanir->Símastimplun).

Hér eru svo upplýsingar um hvaða starfsmenn hafa leyfi til að nota símastimplun og úr hvaða númeri þeir mega hringja úr.

a. Starfsmaður:  hvaða starfsmaður má hringja úr viðkomandi númeri, ef „Fyrir alla starfsmenn“ er valið, þá geta allir starfsmenn stofnunar hringt úr viðkomandi númeri.

Ath ef „Fyrir alla starfsmenn“ er valið þarf að skrá inn auðkenni en ef stakur starfsmaður er valinn þá þarf ekki að gera það.

b. Innhringinúmer: símanúmer sem hringt er úr, það getur verið fyrirtækja/stofnananúmer eða gsm númer (ath verðskrá símafyrirtækis)

c. Tímabil, ekki þarf að skilgreina lok tímabils, en það þarf að tilgreina frá hvaða degi númerið virkar.

d. Listi yfir skráð símanúmer.

Aðgangur

Hægt að velja hvaða flipar eru sjáanlegir í starfsmannamynd hjá Yfirmanni og í sjálfsþjónustu