Stýringar stofnunar/fyrirtækis

Hér eru ýmsar stýringar stofnunar/fyrirtækis sem hafa áhrif á tímaútreikninga og aðgang starfsmanna að kerfinu.

Þegar talað er um stofnun í texta hér fyrir neðan, er átt við stofnun eða fyrirtæki.

Hvar og hvernig gert

Fara í Stýringar -> Stofnanir/Fyrirtæki.

Ef notandi hefur aðgang að fleiri en einni stofnun birtist listi yfir þær og þarf að smella á nafn stofnunarinnar til að fara inn í stýringar hennar.  Annars er skjámynd fyrir stýringar stofnunar opnuð beint.

Breyta stýringum stofnunar

Stýringar -> Stofnanir/Fyrirtæki -> Breyta

Hægt er að breyta þeim stýringum sem eru fyrir ofan flipa með því að smella á efst í hægra horninu.

Tími innstimplunar sýnilegur

Ef viðveruleit er sýnileg er hægt að stýra því hvort tími innstimplunar sé sýndur í Inni/úti eða eingöngu birtur texti sem segir til um hvort starfsmaður er við eða ekki.

Má starfsmaður breyta tímafærslum

Ef þessi stýring er Nei þá geta starfsmenn ekki breytt tímafærslum sínum í sjálfsþjónustu.
Yfirmaður þarf þá að gera allar breytingar á tímafærslum starfsmanns sem hefur eingöngu lesaðgang að tímafærslum sínum.

Starfsmaður má skrá/skoða merkingu tímafærslna

Stýrir því hvort starfsmaður getur skráð eða skoðað merkingar tímafærslna í sjálfsþjónustu.

Saga sýnileg í sjálfsþjónustu starfsmanns

Stýrir því hvort starfsmaður sér í sjálfsþjónustu flipann Saga sem sýnir starfssögu úr starfsmannakerfi/launakerfi/Vinnustund.

Viðveruleit sýnileg starfsmanni

Ef Já, þá er viðveruleit aðgengileg í sjálfsþjónustu.

Vinnuskil sýnileg í tímafærslumynd sjálfsþjónustu

Stýrir því hvort nýjasta staða í vinnuskilum/vaktavinnuskilum birtist í tímafærslumynd í sjálfsþjónustu.

Vinnuskil sýnileg í sjálfsþjónustu starfsmanns

Stýrir því hvort starfsmaður getur skoðað vinnuskilin sín í sjálfsþjónustu.

Nei í þessu svæði þá er ekki hægt að virkja það að birta vinnuskilin, hvorki á skipulagseiningu né starfsmanni (flipinn alltaf falinn)

Já í þesu svæði, þá er hægt að breyta birtingu bæði á skipulagseiningu og á starfsmanni.

Önnur störf sýnileg í sjálfsþjónustu starfsmanns

Stýrir því hvort starfsmaður getur skoðað önnur störf sín í sjálfsþjónustu.

Yfirmaður má samþykkja sig

Stýrir því hvort yfirmaður getur samþykkt sjálfan sig í tímafærslumyndum.

Sýna verkefnalista við innskráningu

Stýrir því hvort verkefnalisti er sýnilegur yfirmönnum við innskráningu ef engar tilkynningar eru virkar.

Senda auðkenni starfsmanns í klukku við tengingu

Stýrir því hvort og þá hvaða upplýsingar um starfsmann eru sendar í klukku um leið og hann er tengdur inn í Vinnustund. Ef gildið er Nei er ekkert sent í klukku þegar starfsmaður er tengdur í Vinnustund.  

Önnur möguleg gildi eru Já, kennitölu eða Já, starfsnúmer.  Ef þau eru skráð er það auðkenni starfsmanns sent í klukku við tengingu.

Póstur á yfirmenn miðast við

Kerfishlutinn Árvakur heldur utan um tölvupóstsendingar úr Vinnustund. Í Árvakri geta yfirmenn virkjað tölvupóstsendingar til sín, stillt hvaða tölvupósta á að senda og hversu oft.   

Svæðið Póstur á yfirmenn miðast við, segir til um hvaðan Árvakur á að sækja upplýsingar um hver/hverjir eiga að fá pósta sem ætlaðir eru yfirmönnum skipulagseiningar.

Möguleg gildi eru:

Starfsmannakerfi - t.d. notað hjá ríkinu. Yfirmaður er lesinn úr starfsmanna-/launakerfi.  Þar er hægt að skrá yfirmann niður á starfsmann.

Vinnustund - skrá þarf í Vinnustund hvaða yfirmaður á að fá tölvupósta vegna t.d. leyfisóska og er það skráð á hverja skipulagseiningu.

Stimplun stýrir útreikningi

Ef stimplun stýrir útreikningi þá eru skil á útreikningi, álag (vaktaálag, kaffitímar o.s.frv.) og yfirvinna reiknuð út eftir stimplunum.

Yfirmaður þarf að samþykkja allar færslur.

Ef stimplun stýrir ekki útreikningi þá stýrir skipulagður vinnutími útreikningi á vinnuframlagi.  
Skil á útreikningi, álag (vaktaálag, aukatímar o.s.frv.) og yfirvinna eru þá reiknuð út eftir vaktaplani þegar það er samþykkt en ekki þegar stimplanir berast.

Það þarf þó alltaf að skrá tímafærslur fyrir yfirvinnu.

Yfirmaður þarf að samþykkja allar tímafærslur og stimplanir.

Nánar um "Vinnutími stýrir":

ATH - Vinnutími stýrir virkar aðeins fyrir fastan vinnutíma, ekki sveigjanlegan.

           Ókostirnir eru:

           Ekki upplýsingar um viðveru starfsmanns.

           Ekkert sem hjálpar til að muna að viðkomandi var ekki við vinnu tiltekinn dag.

           Fjarvistarskráning því algjörlega háð því að yfirmaður og starfsmaður skrái hana.

           Fjarvistir eru skráðar eins og vinnufyrirkomulag, ekki endilega eins og starfsmaðurinn vinnur. Gæti truflað einhverja.

           Hvíldartímabrot koma ekki fram nema tímafærslur séu skráðar.

           Skýrslur eru marklausar hvað snertir viðveru það koma bara tímar inn í unnið í henni ef tímafærsla er gerð og þá er sama hvers eðlis (fjarvist eða viðvera = unnið) hún er.

         Kostir:

         Það þarf ekki að yfirfara tíma og samþykkja tímafærslur nema ef skráðar eru fjarvistir eða annað aukalega.

         það er hægt að bunka á uppgjörstímabil án þess að nokkur tímafærsla sé á starfsmanni

         Það er hægt að nota þessa leið þegar þess er ekki þörf að mæla viðveru starfsmanna nákvæmlega

      Ef að breyta á stillingunni á því hvort stimplun eða vinnutími stýri útreikningi

      Breyta stillingu eftir uppgjör og endurreikna, því það er ekki dagsetning á stillingunni.

Tegund tímabils

Notað í grunnskólum. Tegund tímabils bætist við í vinnufyrirkomulagi (starfstími skóla/utan starfstíma skóla).

Leyft frávik frá vinnuskyldu í klst.

Segir til um hve marga tíma starfsmaður má flytja með sér á milli tímabila.

Þessi stýring á við alla starfsmenn viðkomandi stofnunar/fyrirtækis. Einnig hægt að skrá þetta niður á skipulagseiningu og/eða starfsmann.

Dæmi: Leyft frávik er 5 klst.

Staða vaktavinnuskila vaktavinnumanna eða vinnuskila dagvinnumanna má ekki fara í meira en 5 klst í mínus eða plús.

Leyft frávik frá stimplun í mín. - Frávik fyrir innstimplun í mín - sveigjanlegur vinnutími

Frávikið er sá tími fyrir og eftir upphaf og lok vinnutíma sem starfsmenn hafa til að stimplun teljist sem rétt mæting.

• Ath. þetta gildir aðeins fyrir vaktavinnumenn og dagvinnumenn mað fastan vinnutíma.

• Fyrir dagvinnumenn með sveigjanlegan vinnutíma er aðeins hægt að setja frávik fyrir innstimplun.

• Yfirvinna reiknast ekki á frávikstíma og ekki er heldur dregið frá mánaðarlaunum á frávikstíma.

Hægt er að undanskilja frávikið hjá einstökum starfsmönnum skipulagseiningar.

Einnig er hægt að skilgreina stimplunarfrávik niður á skipulagseiningu og/eða starfsmann.

Hægt er að setja inn eftirfarandi stýringar:

• Leyft frávik fyrir innstimplun í mín - vaktav og föst dagvinna

• Leyft frávik eftir innstimplun í mín - vaktav og föst dagvinna

• Leyft frávik fyrir útstimplun í mín - vaktav og föst dagvinna

• Leyft frávik eftir útstimplun í mín - vaktav og föst dagvinna

• Frávik fyrir innstimplun í mín - sveigjanlegur vinnutími

Verkskráning

Stýrir því hvort verkbókhald sé aðgengilegt. Ef verkskráning er notuð þá verða eftirfarandi svæði tengd málakerfi og málanúmerum sýnileg í myndinni:

Málakerfi

Ef Já þá á að nota málakerfi í verkskráningu í Stund.

Málakerfi leitunaraðferð

Ef málakerfi er notað er hægt að stilla leitunaraðferð.

Skylduskráning málanúmers

Er skylda að skrá málanúmer eða ekki.

Tenging við úttektarkerfi

Á við ef Matráður er notaður

Vaktakerfi

           Hægt að velja um hvort sækja eigi vaktakerfið í gegnum Vinnustund eða hvort því sé dreift miðlægt

Smella verður á Vista hnappinn til þess að breytingarnar taki gildi.

Stýringar í flipum

 Tímamerkingar

Hér eru settar inn merkingar sem hægt er að setja á tímafærslur til að undirflokka þær.

Síðan er hægt að taka út skýrslur í Vinnustund út frá þessum merkingum. Skýrslurnar sýna hve margir tímar hafa farið í þessar merkingar.

Merkingar geta einnig verið skráðar niður á skipulagseiningar þar sem það á við.

Stimpilklukkur

Ef svæðið Fyrir allar skipulagseiningar í skráningarglugganum er Já, þá getur allt starfsfólk notað klukkuna. Þetta á við um allar klukkur, stimpilklukkur festar pp á vegg, vefklukkur og sjálfsþjónustuklukkur.

Allt starfsfólk stofnunar sem búið er að skrá auðkenni í klukku á er sent í þessa klukku ef smellt er á hlekkinn Senda auðkenni stm í klukku. 

Ef stillingin Fyrir allar skipulagseiningar = Nei, þá er hægt að opna fyrir klukkuna annað hvort niður á skipulagseiningar eða niður á starfsfólk.

Þá þarf einnig að senda auðkenni í klukku fyrir hverja skipulagseiningu fyrir sig.

Þetta er gert með því að fara í stýringar skipulagseiningar.

Vefklukka

Ef stofnun notar vefklukkur þá eru þær birtar í þessum flipa.

Tegundir uppgjörstímabila

Stofnanir fá í upphafi úthlutað einni tegund af uppgjörstímabili.

Þær stofnanir sem hafa mismunandi uppgjörstímabil fyrir starfsmenn geta því bætt við annarri tegund uppgjörstímabila.

Dæmi:

Stofnun hefur tvo hópa starfsmanna sem hafa mismunandi uppgjörstímabil.

Annar hópurinn er með uppgjörstímabil frá 11. hvers mánaðar til 10. næsta mánaðar.

Hinn hópurinn er með uppgjörstímabil frá 16. hvers mánaðar til 15. næsta mánaðar.

Þessi stofnun yrði því að hafa tvær tegundir uppgjörstímabila.

Almennt hafa stofnanir aðeins eina tegund uppgjörstímabila.

Ekki er hægt að eyða uppgjörstímabili af ákveðinni tegund ef til eru á því launabunkar á opnum tímabilum.

          Fjöldi uppgjörstímabila innan launatímabils.

          Sjálfgefið er 1 í þessu svæði, aðeins þarf að skrá í svæðið ef fjöldi uppgjöra innan launatímabils er ekki 1 (LSH og SAK nota t.d. 2 tímabil í dag og þyrftu að skrá).

Birtar eru upplýsingar um hvaða launatímabil er skráð á tegund uppgjörstímabils.

Tegundir uppgjörstímabila - breytt tímabil

Áætlaður vaktahvati í sjálfsþjónustu einstaklings (vaktahvataflipi undir vaktir) birtir alltaf uppgjörstímabil miðað við dagsetningar í tegund uppgjörstímabila. Það getur valdið vandræðum t.d. þegar uppgjörstímabilum er breytt t.d. í kringum áramót og páska

Nú er hægt að skrá áætlað launatímabil t.d með nokkurra mánaða fyrirvara svo birting í sjálfsþjónustu og vaktakerfi sé rétt fyrir vaktahvataútreikninga.

Þetta er skráð í Yfirfara - Bunkar – Stofna nýtt uppgjörstímabil.

Þegar nýtt uppgjörstímabil er stofnað, kemur sjálfgefin dagsetning til, til viðbótar við dags frá. Sú dagsetning er annarsvegar reiknuð út frá því hvernig bunkar á viðkomandi tegund tímabils hafa verið stofnaðir og nýtir svo upplýsingar um framtíðar tímabil til að áætla dags. til – ath hægt er að skrá aðra dagsetningu.

Vinna - í vaktaáætlun fram í tímann miðast útreikningur núna við launatímabil ef þeim hefur verið breytt.

Sjálfsþjónusta starfsmanns, vaktir – vaktahvati. Á vaktatímabili þar sem launatímabili hefur verið breytt (stýringar-tegund), birtist núna útreikningur miðað við áætlað launatímabil.

Símastimplun

Ef nota á símastimplun eru skilgreiningar settar inn hér. Búið þarf að vera að skilgreina símastimplunina ( Stýringar->Stofnanir->Símastimplun).

Hér eru svo upplýsingar um hvaða starfsmenn hafa leyfi til að nota símastimplun og úr hvaða númeri þeir mega hringja úr.

a. Starfsmaður:  hvaða starfsmaður má hringja úr viðkomandi númeri, ef „Fyrir alla starfsmenn“ er valið, þá geta allir starfsmenn stofnunar hringt úr viðkomandi númeri.

Ath ef „Fyrir alla starfsmenn“ er valið þarf að skrá inn auðkenni en ef stakur starfsmaður er valinn þá þarf ekki að gera það.

b. Innhringinúmer: símanúmer sem hringt er úr, það getur verið fyrirtækja/stofnananúmer eða gsm númer (ath verðskrá símafyrirtækis)

c. Tímabil, ekki þarf að skilgreina lok tímabils, en það þarf að tilgreina frá hvaða degi númerið virkar.

d. Listi yfir skráð símanúmer.

Aðgangstakmarkanir

Launafulltrúar geta breytt sjálfgefnum aðgangshlutverkjum, sjá nánar hér Launafulltrúi breytir aðgangstakmörkunum stofnunar

Fæðisfé

Hægt er að skilgreina þá daga og tíma sem greiða á fæðisfé sjá nánar hér Fæðisfé

Vaktastýringar

Nú er hægt að skrá ákveðnar vaktastýringar niður á stofnun. Ef sambærilegar stýringar eru ekki til á skipulagseiningu þá gilda stýringar stofnunar.

Launafulltrúar hafa aðeins aðgang að þessum stýringum.

Bradford

Hægt er skilgreina flokka í Bradford niður á stofnun/fyrirtæki. Sjá leiðbeiningar hér: Stýringar stofnunar/fyrirtækis - Bradford

Fyrning orlofs (gildir ekki fyrir ríkið)

Bætt hefur verið við flipa í stýringum fyrirtækis þar sem hægt er að fresta fyrningu orlofs að hluta eða öllu leiti.

Til þess að fresta fyrning árið 2025 er það ártal skrá bæði í gildir frá og gildir til.

Hámark flutt eru þær klukkustundir af eldra orlofi sem flytja má á milli ára og hlutfallað miðað við starfshlutfall þann 30.4.