1. Áður en hægt er að vinna með starfsmenn í vaktahlutanum Vinnu er nauðsynlegt að búið sé að setja inn ákveðnar stýringar á þá í viðveruhlutanum Stund og starfsmannakerfi.
Vinnuleið: Stund -> Starfsmenn -> Starfsmenn (setja inn leitarskilyrði) ->Leita. Smella á nafn starfsmannsins í lista.
Sjá nánar í lið 4, Nýjir starfsmenn.
Einnig þarf að vera búið að setja inn vaktastýringar á skipulagseininguna (það er gert í vaktahluta).
2. Útbúa þarf vaktahóp í Vinnu ef enginn er til. Lagfæra þarf vaktahóp ef einhverjar breytingar hafa orðið á starfsfólki (bæta við eða taka út starfsfólk, eftir því sem við á).
Hver vaktaáætlun þarf að hafa sinn vaktahóp.
Vinnuleið: Vinna->Vaktir->Vaktahópur.
3. Ný áætlun. Sett inn nýtt vaktatímabil, sjá stofna vaktaáætlun. Opnað fyrir óskir ef nota á óskaleiðina eða sett beint í stöðuna í vinnslu. Ef opnað er fyrir óskir þarf að setja inn dagsetningu frests á óskum, þ.e. hvenær óskafresturinn rennur út.
Vinnuleið: Vinna-Vaktir-vaktaáætlun.
4. Eru nýjir starfsmenn að koma inn? Hægt er að skrá vaktir á starfsmenn þegar þeir hafa verið skráðir inn í starfsmannakerfið, skráð á þá hæfniþáttur, færnistig, vinnutímaskipulag og þeir komnir í vaktahóp.
Vaktavinnumenn þarf að hæfniflokka til að geta skráð á þá vaktir. Þetta er gert í starfsmannakerfi (eða í VinnuStund, fer eftir launakerfi).
Stillingar fyrir nýjan starfsmann. Vinnuleið: Stund -> Starfsmenn -> Starfsmenn (setja inn leitarskilyrði) ->Leita hnappur. Smella á nafn starfsmanns í lista.
Í starfsmannamynd Stundar:
Feitletraður texti er á þeim flipum sem hægt er að skrá í. Skrá þarf vinnufyrirkomulag hjá öllum starfsmönnum.
Hjá vaktavinnumönnum þarf að skrá upplýsingar undir eftirfarandi flipum:
Nánar (vinnur vaktir – já, Má óska vakta – Já (ef nota á óskir)) ,
Rúllur (ef við á, einnig hægt að tengja þær við starfsmann í Vinnu),
Vaktastýringar á starfsmann (helgar, næturvinna ofl. – ef við á).
Kaffitímar (autt, kaffitímar greiddir sem viðbót, kaffitímar minnka vinnuskyldu)
Taka þarf afstöðu til þess hvort vaktavinnumenn fái bætingu (gert á vinnufyrirkomulaginu, svæðið bæting) eða hvort þeir eigi rétt á helgidagafríi.
ATH: Ef starfsmaður á rétt á helgidagafríi þá þarf að tengja þau leyfisréttindi á hann, það er gert í leyfismynd starfsmanns í Stund.
Á flipum með gráum texta má sjá gögn úr starfsmannakerfi, ekki er hægt að breyta þeim í Stund.
Þegar stýringar hafa verið skráðar á starfsmanninn þarf að setja hann í réttan vaktahóp og þá birtist hann í vinnuborði og hægt að setja á hann vaktir.
5. Skrá leyfi fyrir alla sem fara í leyfi næsta tímabil? Vinnuleið í Stund : Stund- yfirfara fjarvistir
Hægt er að skrá/eyða leyfisskráningum bæði í Vinnu (vinnuborði vaktaáætlunar) og í Stund.
Hver stjórnandi hefur val um tvær leiðir til að skrá leyfi:
kerfið skrái leyfi út frá meðaltalsvinnuskyldu pr.dag.
leyfi teljist út frá vöktum
Ef leyfið á að telja út frá vöktum, þurfa vaktir að vera á tímabilinu (vaktir upp í fulla vinnuskyldu). Ef ein einasta vakt er á því tímabili sem orlof er skráð – gerir kerfið ráð fyrir þessari leið (þ.e. telja orlof alfarið út frá skilgreindum vöktum) og setur ekki niður meðaltalsvaktir. Of fáar vaktir valda skuld í vaktavinnuskilum.
Ef engin vakt er á orlofstímabilinu, “skáldar” kerfið sjálfvirkt vaktir. Það setur niður vaktir alla virka daga – lengd hverrar vaktar er meðaltals vinnuskil miðað við 5 daga. Hjá hlutavinnufólki koma því ,,vaktir” styttri en 8 tímar. Ef valið er að nota meðaltal þarf að útiloka að vaktir séu á tímabilinu.
Ef eyða þarf orlofsdögum er vinnuleiðin: Stund – yfirfara tímar- valin.
Sett eru inn leitarskilyrði og smellt á Leita hnappinn. Smellt er á nafn þess starfsmanns sem leiðrétta á orlof hjá.
Sú orlofsfærsla sem á að eyða er sett í stöðuna ósamþykkt (Ó) og vistuð. Smellt er síðan á orlofsfærsluna til að eyða henni. Athugið að hægt er að eyða mörgum færslum í einu.
Einnig er hægt að eyða orlofsfærslum í Vinnu (vinnuborð vakataáætlunar), sjá nánar Vinnuborð vaktaáætlunar -> Skrá eyða fjarvistum.
6. Gera vaktaáætlun. Vinnuleið: Vinna -> Vaktir -> Vaktaáætlun. Tvísmella á heiti þeirrar vaktaáætlunar sem á að vinna með til að opna hana.
Rúlla út vöktum ef einhverjir starfsmenn eru á rúllum
Keyra inn óskir – ef við á.
Keyra sjálfvirkni – ef við á
Setja inn vaktir handvirkt/sjálfvirkt.
Er mönnunarþörf uppfyllt? Graf skoðað eftir hæfni/færnistigum.
Eru starfsmenn að skila réttum tímafjölda? Skoðað viku fyrir viku auk samtalna (summur).
7. Vaktaáætlun birt á vef. Vinnuleið: Vaktir - vaktaáætlun, breyta stöðu (gult þríhyrnt merki).
Staða áætlunar sett sem uppkast (ef við á) - gefinn frestur fyrir athugasemdir starfsmanna.
Dagsetning, uppkast birtist á vef sett inn.
Staða áætlunar sett sem samþykkt.
Dagsetning útgefinnar áætlunar sett inn.
8. Prenta út áætlun. Vinnuleið: Vinna - Skýrslur-Áætlun og úr vinnuborði vaktaáætlunar
Hægt er að velja um að prenta eftir mismunandi litum (valið í síuglugga):
Tegundir vakta
Vaktaflokkar
Hægt er breyta ákveðnum atriðum í útprentun skýrslu:
Vaktir/óskir
Fjöldi vikna á síðu
Hafa fasta línubreidd
Stilla stærð leturs
Sýna/fela starfsmenn sem hafa engar vaktir
Sýna dagvinnumenn
Sýna liti
Litaprentun
Velja fjölda vikna á síðu
Fjöldi auðra lína neðst í skýrslu
Fjöldi auðra lína innan grúppu
Velja tímabil með því að smella á
Dagplan Vinnuleið: Vinna-Skýrslur-Dagplan
Nokkrir valkostir um útlit á dagplani
Röðun eftir mætingatíma
Röðun eftir teg.vinnu
Birta/fela hæfniþátt
Birta/fela færnistig
Fjöldi auðra lína innan grúppu
Fjöldi auðra lína neðst í skýrslu
Velja hæfniþætti
Prenta marga daga
Vinnsla hafin við nýja áætlun. Vaktaáætlun stofnuð, opnað fyrir óskir eða sett í stöðuna “Í vinnslu”.