Aðilar sem hafa aðgang að stýringum stofnunar (launafulltrúar) geta sett skylduskráningu á málanúmer ef málakerfi er á viðkomandi stofnun.
Aðilar sem hafa aðgang að stýringum starfseininga (yfirmaður) geta sett skylduskráningu á málanúmeri sem tekur þá yfir stýringu stofnunar.
Ef skylduskráning er valin birtist ávallt málanúmera reitur í verkbókhaldi auk þess sem villumelding kemur upp ef ekki er valið málanúmer í reitinn.