Ekki er talið æskilegt að vera að vinna með vaktaáætlun sem nær yfir lengri tíma en tvo til þrjá mánuði.
Öll vinnsla í vinnuborði vaktaáætlunar verður hægari eftir því sem vaktaáætlunin nær yfir lengra tímabil.
Þetta fer þó að sjálfsögðu eftir fjölda þeirra sem vinna á hverri deild og hve flókið vaktaskipulag deildarinnar er.
Ef vaktaáætlun er hafin og hún ósamþykkt þá er ekki hægt að opna hana. Til að hægt sé að opna hana þarf að breyta stöðu hennar í "Samþykkt".
Í vaktaáætlunarlista birtast þær vaktaáætlanir sem eru læstar með gráum lit en með rauðum lit í dálkinu dags frá og vaktastöðu.
Hægt er að setja mismunandi tegundir vakta á starfsmenn. Fer það eftir því hvers konar vinnutímaskipulag er á starfsmanninum.
Vinnutímaskipulag starfsmanna er skráð í viðveruhlutanum Stund.
Hægt að skrá allar vaktir á starfsmenn sem hafa Vaktavinnumenn, Dagvinnumenn á vöktum, Vaktavinnumenn sem vinna ekki rauða daga og Tímavinnumenn á vöktum sem vinnutímaskipulag.
Fyrir aðra er hægt að skrá allar vaktir fyrir utan almennar vaktir.
Dagvinnumenn á vöktum, vaktavinnumenn sem vinna ekki rauða daga
Í vinnuborðinu er birt vinnuskylda þeirra (Vinna ekki á rauðum dögum og um helgar. En vinna hálfan gamlársdag og hálfan aðfangadag).
Það kemur villa á almenna vakt ef hún er sett á þá daga sem þeir vinna ekki á.
Það rúllast ekki vaktir á þá daga sem þeir eru ekki með vinnuskyldu á.
Það eru ekki settar vaktir í sjálfvirkni þá daga sem þeir ekki með vinnuskyldu á.
Tímavinnumenn á vinnuborði eru auðkenndir með tímav.
Engin vinnuskylda er birt í vinnuborði fyrir tímavinnumenn.
Dagvinnumenn á vinnuborði eru auðkenndir með dagv.
Skilgreina þarf eftirfarandi stýringar á starfsmanninn í Stund áður en hægt er að setja á þá vaktir í vaktahlutanum Vinnu:
Vinnutímaskipulag( Starfsmenn->Starfsmenn->flipinn vinnufyrirkomulag), taka þarf afstöðu til bætingar og kaffitímareglna.
Hvort starfsmaður vinni vaktir(Starfsmenn->Starfsmenn-> Nánar flipinn)
Setja þarf vaktastýringar á starfsmann ef við á (Starfsmenn->Starfsmenn->flipinn Vaktastýringar)
Tengja þarf þær leyfistegundir á starfsmann sem hann á rétt á (Starfsmenn->Leyfi).
Hæfni og færni er sett á starfsmenn í starfsmannakerfi/launakerfi. Ekki er hægt að setja niður vakt á starfsmann fyrr en búið er að tengja á hann hæfni og færni.
Hér fyrir neðan er skilgreining á því hvernig kerfið velur sjálfgefna hæfni ef starfsmaður hefur fleiri en eina hæfni, samkvæmt því :
Sjálfgefin hæfni starfsmanns sem birtist á honum á vinnuborði ef starfsmaður er með fleiri en 1 hæfni.
Forgangsröð:
1. Ef skipulagseining er með skilgreinda mönnun þá birtist sú hæfni sem er skilgreind á almenna vakt. Ef skilgreindar eru fleiri en ein hæfni starfsmanns á almenna vakt í mönnunarþörf, þá er sú fyrri sem finnst birt.
2. Ef engin hæfni starfsmanns er skilgreind á almenna vakt þá er það sú fyrsta sem er skilgreind í mönnunarþörf fyrir aðra tegund vinnu.
3. Ef engin hæfni starfsmanns er skilgreind í mönnunarþörf þá er það sú fyrsta sem finnst á starfsmanninum sem er birt.