Þegar verið er að skilgreina mönnunarþörf deilda er mikilvægt að það sé unnið í réttri röð.
Skilgreina mönnunardaga
Skilgreina mönnunarforsendur fyrir hvern mönnunardag og fyrir hverja tegund vinnu sem er notuð.
Afrita mönnunarforsendur yfir á mönnunartímabil (gerist sjálfkrafa þegar vaktaáætlun er búin til).
Mönnunarþörf deilda (ásamt vaktastýringum) er ein aðal undirstaða sjálfvirkrar vaktagerðar. Það er því mjög mikilvægt að mönnunarþörfin sé rétt skilgreind.
Hafa ber í huga að ef gera þarf breytingar á mönnunarforsendum fyrir skilgreind vaktatímabil þá er nauðsynlegt að afrita forsendurnar aftur eftir breytingarnar til þess að nýju forsendurnar taki gildi.
Fjöldi þeirra mönnunardaga sem skilgreina þarf fyrir hverja deild fer eftir því hvernig mönnun er háttað.
Ef allir dagar væru eins í mönnun þá þyrfti aðeins að skilgreina einn mönnunardag.
Ef virkir dagar væru eins mannaðir og helgarnar síðan öðruvísi þá þyrfti aðeins að skilgreina tvo mönnunardaga, þ.e. virkur dagur og helgi.
Algengt er að skipulagseiningar séu með öðruvísi mönnun á stórhátíðisdögum eins og jóladegi, gamlársdegi og páskadegi. Þá væri skilgreindur mönnunardagur fyrir þessa stórhátíðisdaga.
Einnig þarf stundum að skilgreina sérstaka mönnun fyrir ákveðna álagsdaga.
Ef skipulagseiningum er lokað einhvern hluta af ári væri hægt að skilgreina sér mönnunardag fyrir þá daga, ómannað. Mönnunin á bakvið þann dag væri engin.