Advania Ísland ehf. („Advania“) leggur mikið upp úr því að tryggja öryggi persónuupplýsinga einstaklinga og farið er með allar persónuupplýsingar í samræmi við lög nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga. Um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga er fjallað í persónuverndarstefnu Advania, sjá nánar hér: www.advania.is/personuvernd. Með þessari persónuverndarstefnu er nánar útskýrt hvernig unnið er með persónuupplýsingar þínar í tengslum við þjónustu Vinnustundar og Smástundar. Þá er einnig fjallað um hvar þú sem notandi getur nálgast þessi gögn og stjórnað aðgengi að þeim þar sem það á við.
Advania vinnur stöðugt að persónuverndarmálum og því gætum við uppfært þessa stefnu. Þú finnur nýjustu útgáfuna á þessari síðu. Þessi stefna var síðast uppfærð í september 2023.
1. Hvers vegna söfnum við persónuupplýsingum um þig?
Kerfin eru notuð af vinnuveitanda til að halda utan um vaktir og viðveru starfsmanna. Vinnslan uppfyllir allar meginreglur persónuverndarlaga og byggir á lögmætri vinnsluheimild.
1.1 Gögnin sem kerfin vinna með
| Notendaupplýsingar |
Í kerfið eru skráðar upplýsingar um starfsmann, svokölluð einkvæmt auðkenni (t.d. nafn og kennitala) og upplýsingar sem tengist starfi viðkomandi, eins og vinnufyrirkomulag, starfseining, kjarasamning, hæfni, starf o.fl. |
|
Aðrar upplýsingar tengdar viðveru |
Tímaskráningar, vinnuskil og fjarvistir Verkskráning Vaktir, vaktavinnuskil og vaktaóskir Orlof og orlofsóskir og aðrar fjarvistaóskir Reiknireglur fyrir kjarasamninga og stillingar tengdar þeim Upplýsingar um kaup á fæði í gegnum Matráð |
1.2. Gögn sem eru sjálfvirkt unnin og vistuð
| Kerfisgögn |
Tæknilegar upplýsingar um tölvuna þína eða snjalltæki, ss. IP vistfang, tegund búnaðar, stýrikerfisupplýsingar, vafra gerð, vafra tungumál og önnur kerfisgögn. Við söfnum upplýsingum um hvernig þú notar þjónustuna, aðallega með vefkökum. Mögulega söfnum við upplýsingum um IP tölur, tegund vafra, tækis, stýrikerfis sem þú notar eða aðgerðir sem þú framkvæmir við notkun þjónustunnar. Við notum þessar upplýsingar til að bæta þjónustu okkar við þig, þróa nýjar vörur, eiginleika og virkni sem og að tryggja öryggi þitt. |
1.3. Gögn sem er unnið með í Smástund
| Kerfisgögn |
Auk þeirra upplýsinga sem unnið er með í Vinnustund, er unnið með valkvæð tölfræði og greiningargögn í Smástund, ef notandi samþykkir það. Tölfræðigögn eru notuð til að greina notkun á Smástund í þeim tilgangi að tryggja betri þjónustu og upplifun. Greiningargögn tengjast öll villum eða aðgerðum sem geta orsakað að Smástund virkar ekki sem skyldi. Gögnin sem unnið er með eru: tæknilegar upplýsingar um snjalltækið, stýrikerfisupplýsingar, upplýsingar um notkun forritsins og upplýsingar um orsakir atvika sem koma upp við notkun forritsins. Gögnin eru hýst á Írlandi. |
2. Vefkökur
Vefkökur eru litlar skrár sem vefsíða Vinnustundar sendir á þína tölvu til að auðkenna þig og vista gögn fyrir vafrann á þinni tölvu. Vefþjónustan notar eftirtaldar nauðsynlegar vefkökur sem þurfa því ekki sérstakt samþykki fyrir notkun:
Þú getur stillt vafrann þinn til að láta þig vita áður en vefkökum er komið fyrir, takmarkað virkni þeirra eða lokað á vefkökur alfarið. Ef þú lokar á vefkökur alfarið getur verið að hlutar kerfisins virki með öðrum hætti eða að virkni verði takmörkuð.
3. Til hvers eru gögnin nýtt
Vinnustund nýtir sér persónugreinanlegar upplýsingar til að birta þér sýn á þín gögn, greina vandamál, tryggja öryggi, endurbæta þjónustuna og uppfylla kröfur sem reglugerðir og/eða lög kveða á um hverju sinni.
4. Hverjir fá aðgang að þínum gögnum?
Aðgangur að gögnum þínum í Vinnustund/Smástund er bundinn við þig og það fyrirtæki sem þú starfar fyrir.
Upplýsingar sem kerfið safnar eru ekki nýttar til að gera persónusnið um einstaklinga og persónuupplýsingum um notendur Vinnustundar/Smástundar er ekki miðlað til þriðja aðila nema með fengnu samþykki eða með lagaheimild.
Ef einstaklingur er starfsmaður tveggja eða fleiri skipulagseininga þá hafa yfirmenn stofnana/fyrirtækja aðgang að upplýsingum um veikindarétt einstaklingsins á milli skipulagseininga innan stofnunar/fyrirtækis.
Stillingar í Smástund snjallforritinu gefa notanda tækifæri til að stjórna því hvort samstarfsfólk sjái upplýsingar um mynd og farsímanúmer og hvort notandinn sé í vinnu eða ekki.
5. Geymslutími gagna
Gögn eru geymd í kerfinu eins lengi og tilgangur fyrir geymslu þeirra heimilar. Í sumum tilfellum getur geymslutími gagna verið háður lagaheimild, t.d. við vinnslu bókhaldsgagna, en í öðrum tilfellum er hann styttri.
6. Öryggi
Ýtrasta öryggis er gætt við alla hönnun og rekstur Vinnustundar/Smástundar.
Bæði rekstur og hugbúnaðargerð eru vottuð samkvæmt staðlinum ISO/IEC 27001 um stjórnun upplýsingaöryggis.
Kerfin gæta fyllsta öryggis við öflun og vistun gagna, og gerðar eru viðeigandi ráðstafanir til að verjast því að óviðkomandi aðilar geti nálgast, breytt, miðlað eða eytt gögnum um þig sem skráð hafa verið og vistuð í kerfið. Innskráning í kerfið byggir á notkun fullgildra rafrænna skilríkja eða notendanafns og lykilorðs sem ábyrgðaraðili útvegar starfsmönnum sínum. Þannig er fullvissa fyrir því að réttir aðilar séu að auðkenna sig inn í kerfið. Fullgild rafræn skilríki eru einkvæm og varin með PIN sem handhafi skilríkjanna ber fulla ábyrgð á að varðveita og halda leyndu.
7. Þín réttindi
Þú hefur rétt á því að fá upplýsingar frá okkur um það hvernig persónuupplýsingar þínar eru nýttar af okkur og hvaða upplýsingar við höfum um þig. Þú hefur einnig rétt á því að uppfæra upplýsingar um þig þannig að þær séu réttar, óska eftir leiðréttingum eða að upplýsingum um þig sé eytt, enda sé ekki lengur ástæða til þess að við geymum þær. Nánar um réttindi þín má lesa í 15. – 21. gr. persónuverndarreglugerðarinnar.
Vakni upp spurningar eða athugasemdir í tengslum við persónuverndarstefnu þessa eða vinnslu okkar, eða ef þú vilt kvarta yfir mögulegu broti á persónuverndarlögum skaltu hafa samband við okkur með því að hringja í síma 4409000 eða senda okkur tölvupóst á netfangið personuvernd@advania.is. Fyrirspurninni verður svarað svo fljótt sem auðið er.
Þú hefur einnig alltaf rétt á því að beina kvörtun þinni til Persónuverndar í samræmi við lög nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga.
8. Mun þessi persónuverndarstefna breytast?
Advania áskilur sér rétt til þess að breyta og uppfæra persónuverndarstefnu þessa, t.d. vegna breytinga á lögum og reglum eða opinberum kröfum gagnvart okkur og meðhöndlun persónuupplýsinga. Við hvetjum þig því til þess að fylgjast reglulega með uppfærslum.